Neternity.cz

Tento text bude o tom, jak ve vaší firmě začít používat Google Drive nejen jako primitivní místo pro sdílení souborů, ale také pro tvorbu dokumentů a spolupráci s kolegy i zákazníky. Dodáme vám několik argumentů a tipů, jak Google Drive využít, aniž by vás to stálo jedinou korunu.

---

Chcete vědět, jak Google Drive a další aplikace Google využíváme my v Neternity? Chcete se inspirovat, jak si uspořádat složky, jak komunikovat se zákazníky a jak je přesvědčit, aby opustili starověký způsob zasílání doc/docx dokumentů e-mailem?

Upozornění: Jste-li paranoidní a máte-li pocit, že cokoliv, co nahrajete do cloudového úložiště, bude zneužito ku prospěchu provozovatele této služby, asi ani dál nečtěte. V opačném případě pokračujte dále.

 

Předpokládejme, že Google Drive znáte, nebo jste o tomto cloudovém úložišti už někdy slyšeli. A pokud ne přímo o Google Drive, tak vám něco říká alespoň jedna z těchto dalších služeb – iCloud, DropBox či OneDrive od Microsoftu. Všechny tyto služby mají jedno společné: umožňují ukládat dokumenty a soubory libovolného typu do “oblak” z kteréhokoliv zařízení a odkudkoliv na světě.

Google Drive, kterým se chceme dále zabývat, ale není jen o ukládání fotek z dovolených a na výměnu wordovských dokumentů. S Google Drive totiž získáte nástroj k on-line tvorbě a sdílení projektových dokumentů ve vaší firmě.

 

Bývávalo … aneb správný dokument musí vzniknout ve Wordu!

Toto vám bude možná znít povědomě, pojďme si popsat, jak vypadá informačnístředověk. Pracujete pro zákazníka na zadávací dokumentaci (specifikaci, analýze, marketingové studii, …) a protože jste odkojeni ze školy či z prvního zaměstnání na Microsoft Wordu, začínáte tvořit dokument právě v tomto kancelářském balíku.

Jakmile máte první draft, ukládáte jej jako nase-studie-v1.docx  a posíláte dokument emailem zákazníkovi. Jste-li progresivní, přepnete ještě před odesláním dokument do režimu revizí. To abyste viděli všechny změny, které vám zákazník natropí v dokumentu.

Pak se vám vrátí revidovaná verze od zákazníka. Červenou (revizemi) se to jen hemží, vy provedete další nutné změny, pár revizí přijmete, dopíšete komentáře, dokument přejmenujete na nase-studie-v2.docx, uložíte si na disk a pošlete ho zpět.

Zkrátíme to. U šestnácté iterace už nemáte tušení, jestli je poslední verze 15, 16 a nebo ještě neexistující verze 17. O tom, že má každý ze zúčastněných nešťastníků ve svém e-mailu a navíc na disku jeden až šestnáct různých (i když podobných) dokumentů, se ani nezmiňujeme. Stejně tak se nezmiňujeme o tom, že se vám jistě občas stalo, že se někomu “omylem” podařilo vypnout revize, takže jste následně netušili, jestli vám v tom dokumentu někdo neudělal další změny, o kterých nevíte. Při slučování dvou dokumentů jistě také zažíváte ty pocity, které se vyrovnají škrábání nehtů po dřevěné tabuli.

Až jednou! Až jednou vyzkoušíte on-line aplikace Google.

 

---